Agil expansion på ett av Sveriges mest kända internetbolag

Vi har ju alltid jobbat lättrörligt, men nu behövde vi hjälp att trimma och förbättra en snabbt växande organisation, berättar kundens CTO.

 

Utmaning

Det uppmärksammade svenska företaget har under en tid expanderat kraftigt. Företaget har alltid arbetat lättrörligt men ville i samband med ytterligare expansion ta extern hjälp för att trimma och förbättra processer och metoder så dessa även skulle fungera i en större organisation.

Lösning

Bolagets CTO har under många års tid varit i kontakt med Citerus genom att bland annat gå utbildningar och delta på föreläsningar. Han valde därför att anlita en metodkonsult från Citerus, för att sätta upp ett antal arbetsmöten. Under dessa tillfällen bjöds viktiga personer in för diskussioner om organisationen, processer, mål och prioriteringar. Sammanlagt genomfördes tio arbetsmöten under ett års tid.

Resultat

Bolaget har nu gjort om organsiationsstrukturen och tagit fram en ny arbetsprocess som de själva infört med stöd av Citerus.

Om uppdraget

Bolagets CTO hade varit på plats i ungefär ett år när Citerus kom in. Han kom till ett företag som stod inför en förändring då man hade växt ur sin nuvarande organisationsstruktur. Eftersom man planerade för en fortsatt kraftig tillväxt krävdes att man anpassade arbetssättet till den växande organisationen, då företaget redan sedan starten har arbetat lättrörligt och sett fördelarna med arbetsättet var det naturligt att fortsätta på den inslagna vägen.

Det fanns sedan gammalt en affärsrelation med Citerus, varför deras specifika inriktning på snabbrörliga arbetssätt var väl känd. Dessutom hade flera på bolaget gått på kurser och föreläsningar hos Citerus, varför det var naturligt att ta en kontakt. Efter ett första möte för att gå igenom utmaningarna beslöts att man skulle samla nyckelpersoner på företaget – teknisk chef, utvecklingschef och rekryteringsansvarig – och gå vidare med ett arbetsmöte. Under arbetsmötet diskuterades processer, organisationen, mål och prioriteringar.

– Vi har ju alltid jobbat lättrörligt, men nu behövde vi hjälp att trimma och förbättra en snabbt växande organisation. Det var väldigt viktigt att ha med en extern person i processen – inte för att berätta för oss exakt hur vi skulle göra, utan snarare för att komma med idéer och nya infallsvinklar. Citerus har sett många andra företag som befinner sig i liknande situationer och vet hur de löst sina utmaningar och därför var de ett otroligt bra bollplank. Samtidigt ledde de diskussionen och vågade ställa svåra frågor, berättar kundens CTO.

Nya funktioner och roller

Med hjälp av den information som kom fram i det inledande arbetsmötet arbetade man fram en ny organisationsstruktur och arbetsprocess. För att stödja flera olika behov av ledarskap tog man fram nya roller, och man definierade tydligt vilka funktioner de olika rollerna skulle ha. Sedan satte man också upp arbetsmöten med produkt- och teknikorganisationerna för att fånga deras tankar.

Idag har man implementerat en helt ny matrisorganisation, där man å ena sidan har funktionella grupper som leds av en teamledare, å andra sidan har man scrum-team som är korsfunktionella. Teamledarna har personalansvar och jobbar för att bevara och stärka företagskulturen. De tekniska cheferna fortsätter vara nära tekniken och agera mentorer för personalen.

Även om inte Citerus var ansvarig för att implementera den nya organisationen följde de hela tiden utvecklingen och kunde hoppa in om arbetsgruppen stötte på problem eller behövde bolla något.
– Man kan summera med att vi internt stod för 80 procent av arbetet och att Citerus bidrog med 20 procent. Men det var Citerus som stod för spetskompetensen och hjälpte till att styra oss rätt i förändringsprocessen, fortsätter CTO’n.

I och med den nya organisationsstrukturen har utvecklingsteamen en bättre förståelse för affärsnytta och med det ökade samarbetet mellan produktledning och utveckling har man också blivit bättre på att prognostisera och planera.