Strukturerat teamwork vid Uppsala Clinical Research Center

Vi har helt klart fått god hjälp från Citerus med att hitta fram till ett mer strukturerat och mindre personberoende arbetssätt, säger Kalle Spångberg, chef för kvalitetsregistersektionen vid Uppsala Clinical Research Center.

 

Uppsala Clinical Research Center, eller UCR, är ett fristående forskningscentrum som drivs gemensamt av Medicinska fakulteten vid Uppsala Universitet och Akademiska sjukhuset/Landstinget i Uppsala län. Verksamheten fnansieras dock i huvudsak externt genom de olika tjänster som UCR levererar åt sjukvårdssektorn.

– Hela idén bakom UCR är att vi ska driva, utveckla och förbättra klinisk forskning och kvalitetsarbete inom hälso- och sjukvården, förklarar chefen för UCR:s kvalitetsregistersektion, Kalle Spångberg.

Arbetet med att bygga upp och administrera register för kvalitetsuppföljning av sjukvården tillhör UCR:s kärnkompetenser. UCR är det största av de fem Kompetenscentrum för Nationella Kvalitetsregister som utsetts av Socialstyrelsen. Här bedrivs fortlöpande utvecklingsarbete av ett 20-tal omfattande kvalitetsregister som används av tusentals läkare, sjuksköterskor och forskare – även långt utanför Sveriges gränser.

Enhetliga kvalitetsjämförelser

– Enligt Socialstyrelsens föreskrifter ska vården ägna sig åt systematisk verksamhetsuppföljning och de Nationella Kvalitetsregistren är väldigt bra verktyg för detta. När alla sjukhus matar in uppgifter, enligt samma struktur, kan man ju verkligen göra kartläggningar av hur vården fungerar vid olika sjukhus, jämföra resultaten av olika behandlingar och se förändringar över tiden, säger Kalle Spångberg.

– Vi utgår från vår tekniska plattform, Open Qreg. Det fnns förstås en del återkommande standarduppgifter, men annars utformas registren helt individuellt. Kunderna bestämmer vilka uppgifter som ska hanteras och sedan tar vi fram databaser och användargränssnitt, förklarar Kalle Spångberg.

”Införandet av Scrum har verkligen gett oss god utväxling i form av nöjdare kunder och medarbetare”

De första kvalitetsregistren formades under 1970-talet. Idag drivs totalt ett 70-tal Nationella Kvalitetsregister med vitt skilda fokus. En del register är uppbyggda för långsiktig bevakning av patientgrupper med kroniska sjukdomar, som diabetespatienter. Andra register kan till exempel vara inriktade på uppföljning av specifka operationer, diagnossättning eller sekundär prevention.

Mindre sårbar organisation

Kalle Spångberg hade sju år bakom sig inom UCR när han i juni 2009 tillträdde tjänsten som chef för Kvalitetsregistersektionen och såg tydligt att avdelningen var i behov av en förändrad arbetsmetodik:

– Ja, vi var helt på det klara med att vi ville minska personberoendet i projekten och hitta fram till ett mer enhetligt och teamorienterat upplägg. Nära kontakter med uppdragsgivarna har alltid varit väldigt viktiga, men oftast var en av våra utvecklare ensamt ansvarig för ett register – vilket naturligtvis gjorde oss väldigt sårbara vid sjukfall, föräldraledigheter och liknande.

UCR:s tekniske produktägare Tomas Snäckerström hade goda erfarenheter av Scrum som arbetsmetodik. Därför tog man kontakt med Citerus för att få hjälp med den drygt 20 personer starka kvalitetsregistersektionens förändringsarbete. Under sommaren 2009 inleddes diskussionerna om hur Scrum skulle kunna fungera i UCR:s verksamhet och några månader senare, i december, hölls ett halvdagsseminarium där det nya arbetssättet introducerades för alla anställda.

– Sedan dess har vi haft fortsatt kontakt med Citerus för uppföljning av metodiken. Det passar oss väldigt bra att de både kan ge oss kurser och individuell handledning.

Ökat engagemang hos kunderna

I januari 2010 – sedan Citerus genomfört intervjuer för att utbilda lämpliga scrummasters – började kvalitetsregistersektionen arbeta helt enligt agila principer. Idag, ett halvår senare, är Scrum-metodiken en självklar del av sektionens vardag.

– Uppdragen fördelas på tre team med god kompetensspridning. Inledningsvis körde vi korta scrums med två-veckors sprintar för att komma in i arbetssättet. Men redan efter några sprintar hade teamen hittat formerna för ett strukturerat och effektivt projektupplägg. Bitarna föll på plats direkt!

Även från kundernas horisont har reaktionerna på det nya arbetssättet varit positiva.

– Ja, man uppskattar tydligheten i planeringen. Många kunder har även själva blivit mer engagerade och delaktiga i planeringsarbetet. Vi har haft möten med de olika registrens styrgrupper där vi förklarat att vi vill jobba med tidsbestämda arbetsperioder för att nå maximal effektivitet i projekten. Om alla önskemål – och nödvändiga indata – samlas ihop kan vi arbeta koncentrerat inom de inplanerade perioderna.

Expansiv utveckling

Kalle Spångberg menar att vårdens behov av strukturerad kvalitetsuppföljning långt ifrån är fyllda och att UCR:s registerverksamhet med all säkerhet kommer att fortsätta växa.

–Just nu pågår ett arbete, där vi i högsta grad är involverade, med att utveckla en ny standard för kvalitetsregister. Meningen är att alla journalsystem ska kunna kommunicera med registren direkt, utan dubbelinmatningar, vilket kommer att underlätta för sjukvårdspersonalen och ge snabbare överblick. Men vår utmaning är densamma som tidigare: att bygga effektiva register av hög kvalitet. Skillnaden är bara att vi nu har försetts med bättre verktyg att klara detta.

Kort om Uppsala Clinical Research Center

Uppsala Clinical Research Center (UCR) är ett av Socialstyrelsen utsett Kompetenscentrum för Nationella Kvalitetsregister. UCR:s huvudsyfte är att utveckla, driva och förbättra dessa register, samt att verka för fördjupad analys och rapportering. UCR är landets ledande enhet inom området och även en ledande aktör internationellt. UCR:s övriga verksamhet omfattar en rad tjänster för klinisk forskning och kvalitetsuppföljning av sjukvård – däribland kliniska prövningar, epidemiologi och statistik. UCR har  ett eget forskningslaboratorium och driver även Uppsala Biobank.