“Vi kanske kan ta ett möte när vi kommit igenom den här stressiga biten”
Det svaret fick jag nyligen när jag föreslog att vi skulle jobba med det som min kollega tyckte var det största problemet de hade.
Vi har hört analogin om skogshuggaren som inte hinner byta från den slöa yxan
Eller den om skottkärran med fyrkantiga hjul.
Alla skrockar åt den (nåja, eller drar litet på mungiporna i alla fall)
Ändå är det här fortfarande ett av de vanligaste problemen jag stöter på.
Varför går allt så långsamt – trots att alla är upptagna hela tiden?
Den utmaningen har varit central i tre av mina fyra senaste uppdrag.
Alla är fullt upptagna.
Kalendrarna är fulla.
Leveranser pågår överallt.
Ändå upplever många att det går långsamt att få saker i mål.
Det jag tycker mig se i de fallen är framförallt två saker
- Arbete som förbättrar hur vi jobbar prioriteras inte.
Vi fortsätter välja att bygga nya funktioner men ägnar litet tid åt att förbättra vår vardag, det finns ingen luft i planeringen att göra det
Till exempel:
- fixa det där larmet som skickar mejl till supporten hela tiden
- automatisera något ni gör manuellt varje vecka “Har du skickat veckans tjugo olika infomail” (som alla ser nästan likadana ut)
- effektivisera (eller ersätta) något möte som inte ger effekt “Vi hinner gå igenom veckans ärenden fast vi dragit över va?”
Små saker (eller stora) som sparar tid varje dag (eller vecka i alla fall)
- Vi jobbar med för många saker samtidigt.
- Alla är upptagna för alla gör sina egna leveranser (eller går på möten om dem) för vi har planerat in saker tills det inte finns någon luft kvar i kalendern.
- Ingen hinner hjälpa andra som är beroende av dem
“Vi kanske kan ta ett möte nästa vecka”, se ovan..
Resultatet blir att allt… går långsammare.
Nu är jag nyfiken: Vågar ni lämna luft i planeringen – luft där ni kan göra förbättringar?
Sen sätta fokus på förbättring (t ex. genom att lista era problemområden och börja beta av dem)
När du läst detta, ta reda på:
1️⃣ Hur mycket av ert arbete handlar om att förbättra ert arbete?
Titta i er veckoplanering eller kanban-tavla. Hur mycket tid verkar gå åt till att få output och hur mycket tid går åt till att förbättra saker som funkar sådär?
2️⃣ Hur många saker är du och ditt team inblandade i?
- Titta i din kalender under två veckor – hur många olika aktiva arbetsspår kan du hitta? Ja, räkna även det där nya direktivet ni måste hantera – det är också ett arbetsspår även om det inte syns i er output
- på de synk- eller pulsmöten du går på denna vecka –
hur många olika initiativ eller leveranser diskuteras? (Även sådana där ditt team knappt är involverade)
Och nästa gång ni planerar? Säg nej till något för att kunna säga Ja! till de där förbättringarna
