Slutar era retrospektiv med otydliga nästa steg eller kanske med en alldeles för lång lista med idéer som bara blir liggande? Tumregeln “två plus en” kan ge er en skjuts i rätt riktning.
Ett retrospektiv (kallas även återblick) är ett arbetsmöte där en grupp träffas för att reflektera över det som hänt den senaste tiden, och anpassa sitt samarbete framåt.
Poängen med att genomföra retrospektiv är att gruppen ska utvecklas och bli bättre, men många grupper kämpar med att uppnå den effekten. En vanlig utmaning jag ser många team brottas med är att återblickarna inte landar i en tydlig överenskommelse om vilka idéer man faktiskt ska gå vidare med.
Visst finns det grupper som kämpar med att komma på några idéer om förbättringar överhuvudtaget, men min personliga erfarenhet är att den situationen är ovanlig. Mycket vanligare är att gruppen har mängder med idéer om vad man skulle kunna göra, men av olika skäl inte lyckas ta idéerna vidare på ett tydligt sätt.
Jag har lärt mig en enkel tumregel som jag tycker hjälper. Istället för att de ska lämna återblicken med en lång lista med nästa steg, så ber jag gruppen att komma överens om två beslut och en rekommendation.
Beslut är saker som gruppen anser att de kan ta itu med helt själva, utan att vare sig be om tillstånd eller hjälp från andra. Ett flashigt sätt att säga det skulle vara att säga att sakerna ligger inom gruppens egna kontrollsfär.
Rekommendationen är en sak som gruppen tycker behöver göras, men som ligger utanför deras kontrollsfär. Gruppen saknar alltså möjligheten att själva kontrollera denna sak. Lyckligtvis betyder det inte att de behöver ge upp – man kan ju alltid försöka påverka andra. Som min mamma sa när jag tjatade om julklappar som liten:
“Man kan önska sig vad man vill, men det är inte säkert att man får det”
När gruppen får uppdraget att filtrera ner sin långa lista till en extremt tydlig kortlista (två beslut, en rekommendation) ökar fokuset. Dels är uppgiften i sig en utmaning som hjälper gruppen att sammanstråla för att lösa den. Dels är resultatet av uppgiften en tydligare fokuserad nästa fas i förbättringsarbetet.
Det finns en sak till jag gillar med tumregeln “två plus en”. Jag gillar att den påminner oss om att hitta två saker som vi själva tar hand om, och ber om hjälp bara med en sak. För mig är det en liten men hjälpsam påminnelse om vikten av att gruppen tar ansvar för sin egen utveckling, och inte bara pekar finger på andra som borde göra något.
På samma gång påminner tumregeln om att det alltid finns saker som är utanför vår kontroll, men som vi inte vill blunda för. Behovet att formulera en rekommendation påminner teamet om att det inte bara är OK, utan förväntat, att man ber om hjälp när man behöver det.
Nästa gång ni kör en återblick, pröva att använda tumregeln “två plus en”. Planera sen in era åtgärder som aktiviteter i nästa sprint, och följ upp dem på återblicken. Hör gärna av dig till mig och berätta hur det gick.
Är du intresserad av att få hjälp med era retrospektiv? Vi på Citerus håller dels kurser i retrospektiv (även internt, t.ex. för er scrum master-grupp) men vi kan också hjälpa er med att utforma passande retrospektiv för er, och hjälpa er genomföra den. Resultatet för er blir dubbelt. Dels får ni ett effektivt genomfört retrospektiv där nya kreativa idéer kommer upp och snabbt omvandlas till konkreta nästa steg. Dels får ni se hur en av våra professionella facilitatorer planerar och genomför ett effektivt retrospektiv, så att ni får nya insikter om vad ni kan pröva själva nästa gång.